Det er dit ansvar at sikre, at din virksomheds bogføring følger de gældende regler. Dette indebærer at registrere alle transaktioner korrekt og opbevare tilhørende bilag sikkert med passende sikkerhedsforanstaltninger mod for eksempel tyveri og brand.
Selvom du har outsourcet bogføringen til professionelle som bogholdere eller revisorer, hviler ansvaret stadig på dig for at sikre, at alle transaktioner og bilag registreres korrekt.
Generelt bør købs- og salgsfakturaer primært opbevares i et digitalt bogføringssystem, for eksempel som en pdf-fil eller et billede.
Disse fakturaer vedrører typisk køb eller salg, såsom en faktura for nyt kontorinventar eller en salgsfaktura for en maskine. For at disse bilag kræves digital opbevaring, skal de indeholde mindst følgende oplysninger:
Hvis en købs- eller salgsfaktura ikke indeholder alle disse oplysninger, behøver den ikke nødvendigvis at blive opbevaret digitalt. Til gengæld skal den opbevares på en betryggende måde i 5 år.
Det kan dog være en fordel at opbevare alle bilag digitalt, da det gør håndteringen af bilagene lettere og samtidig sikrer, at du altid kan fremvise dit regnskabsmateriale i tilfælde af skattekontrol.
Visse købs- og salgsfakturaer er undtaget fra kravet om digital opbevaring. Dette omfatter:
Det er påkrævet at opbevare alle bilag i mindst 5 år fra afslutningen af det regnskabsår, de vedrører.
Hvis du anvender et registreret standard bogføringssystem, vil udbyderen normalt håndtere opbevaringen af bilagene i 5 år. Dette sikrer overholdelse af opbevaringspligten i henhold til bogføringsloven.
Ved skift af bogføringssystem kan det være nødvendigt at overføre alle bilag fra det gamle til det nye system, afhængigt af din aftale med den nuværende udbyder.
Ved brug af et specialudviklet bogføringssystem er det vigtigt at bemærke, at du selv er ansvarlig for opbevaringen af bilagene i 5 år.
Manglende overholdelse af opbevaringspligten kan føre til en skærpet bøde.
Hvis din virksomhed er regnskabspligtig i henhold til årsregnskabsloven eller har haft en nettoomsætning på over 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår, skal du udarbejde en beskrivelse af din bogføringsprocedure.
Denne beskrivelse skal opbevares sammen med dit regnskabsmateriale og opdateres, hvis din bogføringsprocedure ændrer sig.
Du behøver ikke at sende beskrivelsen til Erhvervsstyrelsen eller andre myndigheder. Den skal kun være tilgængelig i tilfælde af en eventuel kontrol af din virksomhed.
På virksomhedguiden.dk kan du finde en skabelon til dette.
Ring til os på +45 3929 0800 eller tøv ikke med at sende os en mail på buusjensen@buusjensen.dk.